La numérisation et la digitalisation sont des processus qu’il faudra progressivement implémenter au sein de n’importe quelle entreprise, peu importe sa taille et son secteur d’activité. En effet, l’utilisation des outils de l’information et de la communication comporte de nombreux avantages dans la réalisation des tâches au sein de ces compagnies. Parmi les tendances actuelles au sein des entreprises, il y a la remise de bulletins de paie dématérialisés. L’utilisation de ce support numérique comporte de nombreux intérêts. Néanmoins, il faudra le combiner avec un coffre-fort électronique.
Quels sont les avantages d’un bulletin de paie dématérialisé ?
Pour rappel, les bulletins de paie sont des pièces justificatives prévues par l’article L3246-2 du Code du travail. Ils sont fournis aux salariés par l’employeur lors du paiement des rémunérations. Ce document comporte des mentions obligatoires. Un employeur qui omet son obligation de remise de bulletin de paie peut être sanctionné d’une amende pénale et peut être tenu de payer des dommages et intérêts. Auparavant, le bulletin de paie était essentiellement imprimé. Il était alors délivré par courrier ou en main propre.
Aujourd’hui, il est tout à fait possible pour l’employeur de recourir au bulletin de paie dématérialisé, à condition bien évidemment que le salarié ne s’y oppose pas. Le fait est que ce support numérique et dématérialisé comporte différents avantages.
Un gain de temps
Tout d’abord, en optant pour la dématérialisation de ce document, vous aurez la possibilité d’automatiser sa rédaction. Son envoi au salarié pourra également se faire à distance et de manière instantanée. Cela constitue un gain de temps non-négligeable. Cela vous permettra de consacrer plus de temps aux tâches à valeur ajoutée.
La possibilité de faire des économies
En optant pour le bulletin de paie dématérialisé, vous aurez la possibilité de faire des économies étant donné que vous n’aurez plus à acheter de papiers, à faire des dépenses sur l’impression et à payer l’affranchissement sur les courriers.
Quelques autres avantages
On peut par ailleurs ajouter que ce processus constitue un geste écoresponsable puisqu’il vous permettra d’éviter les gaspillages de ressources.
Bien évidemment, l’utilisation d’un bulletin de paie dématérialisé comporte d’autres avantages comme la sécurisation et la traçabilité. Mais pour cela, vous devez le combiner avec un coffre-fort électronique bulletin de paie, un outil numérique utile, voire indispensable au sein d’une entreprise.
Les risques auxquels s’exposent les bulletins de paie dématérialisés
Tout comme les bulletins de paie imprimés, les bulletins de paie dématérialisés doivent comporter les mentions obligatoires. À part cela, l’article L3243-2 prévoit des obligations à la charge de l’employeur. Celui-ci doit faire en sorte d’assurer l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret ainsi que la confidentialité de ces documents numériques. Il y a plusieurs raisons à cela.
Bien qu’elles comportent différents avantages, les données numériques ne sont pas à l’abri de certains risques. Elles peuvent être piratées, corrompues, subtilisées ou supprimées par des personnes malintentionnées, si on ne prend pas les mesures adéquates. C’est donc là que va intervenir le coffre-fort électronique.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?
Le coffre-fort numérique ou électronique est un espace de stockage, de sauvegarde, d’archivage, de sécurisation et de partages de fichiers, de documents et de données numériques.
En principe, ce type d’outil numérique doit se soumettre au décret n˚ 2018-418 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique ainsi qu’au décret n˚ 2018-853 liés aux conditions de récupération des documents et données stockées par un service de coffre-fort numérique.
En partageant et en conservant les bulletins de paie dans un coffre-fort numérique, vous pourrez optimiser leur sécurisation et leur confidentialité. Ces documents resteront tout de même faciles d’accès pour les différents collaborateurs.
Le coffre-fort numérique a également été conçu de manière à vous permettre de réaliser une data lineage des documents numériques qui y sont stockés. Cela vous offrira la possibilité d’assurer leur traçabilité et d’effectuer un archivage à vocation probatoire.
